文书、档案立卷归档管理标准—规章制度.doc
文书、档案立卷归档管理标准 — 规章制度 一、为加强本公司文书立卷归档工作,特制定本标准。本标准规定了档案管理工作的职责,管理内容与要求,适用于公司档案管理工作。 二、管理范围 1.档案资料管理人员。 2.公司印发的各类文件以及各部门上报备案文件。 3.公司申办的各种证照、批文及其它重要文献资料。 4.政府机关及主管部门下发之各种文件资料。 5.公司统一购买、订阅之各类图书资料。 6.其它有关记载文献资料及音像资料、磁盘、光盘等。 7.工程竣工资料(包括可行性报告,初步设计,施工设计图等)。 三、管理内容和要求 (一)文件材料的收集管理。 1.坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。 2.凡本公司缮印发出的公文(含初稿、定稿和两份打印的正件与附件、批复请示),一律由行政人事部统一收集管理。行文编号按下列要求办理。 ①对外发文:通用三洋药字( )第 号; ②对内行文:通用三洋经办字( )第 号; ③董事会文件:通用三洋董字( )第 号。 3.一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷,会议文件由会议主办部门收集归卷。 4.公司工作人员外出学习、考察、调查研究,参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向行政人事部档案室办理归档手续,行政人事部档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 5.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料,声像档案等向行政人事部档案室办理归档手续,行政人事部档案室签字认可后 财务部门才给予核报会议费用。 6.凡政府机关及主管部门下发之文件,一律由行政人事部负责按级别分发传阅后归档。 (二)各部门专(兼)职文书的职责: 1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年三月份、九月份应将前半年归档文件材料归档完毕,并向行政人事部档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供,做好服务工作,并严格办理临时借用文件材料登记手续,按时回收。 (三)各部 门档案立卷归档内容: 1.新产品开发部门:立卷归档包括本部门管理制度、新产品开发规划、进展情况、可行性研究报告、协议书、合同、委托书、新药报批资料,审批资料等。 2.生产、质量、技术部门:本部门管理制度、制剂通则、工艺规程、岗位操作法、岗位责任制、报批文件、生产记录、产品留样、检验资料、历年技术经济指标完成情况、原辅料采购记录、工艺改革资料、GMP 认证资料等。 3.设备管理部门:本部门管理制度、设备固定资产台帐、购置文件、装箱单、合格证、图纸、明细表、使用说明、操作规程、维修手册、验收材料、质量事故、 维修技术材料、安装、运行记录、自制或更新改造仪器设备技术文件等。 4.基建管理部门:本部门管理制度、基建规划、计划、基建工程的申请、批复文件、设计委托合同、设计文件、施工委托合同、概预算、决算材料、地质勘察材料、总体图、总管网图等,建筑施工图、施工报告、记录、质量事故、施工总结等,竣工图、竣工总结、质量鉴定书、竣工验收文件,产权证明文件等。 5.销售管理部门:本部门管理制度、医药商业单位档案、医院档案、药剂科档案、各地药品监管部门档案、投标竞标资料、各地区经理、主管、商务代表的合同书、毕业证书复印件。 6.市场信息管理部门:本部门管理制度、产品宣传推广策划、产品医学培训资料、市场信息、产品市场趋势及提供论证的数据资料、社保目录资料等。 7.人事管理部门:公司人事管理制度、管理人员毕业证、职称资格证书复印件以及公司所有员工全套人事档案(履历表、员工转正表、体检表、身份证复印件、劳动合同书、保密协议书等)及专业技术档案。 8.其它重要文件:公司营业执照、许可证、合格证、土地证、房产证、法人代码证、批准证书、新药证书、开户许可证、报关证、外汇证等重要证照。 9.重要的会议材料: 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 10.上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、通知、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 11.本公司的请示与上级机关的批复。 12.本公司反映主要职能活动的报告、总结。 13.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 14.信访工作材料。 15.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 16.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材 料。 17.反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (四)平时归档办法: 1.各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。 2.各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归 卷使用的“案卷类目”。其条款必须简明确切,并编上号码。 3.公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。 4.专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材 料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记薄上注明。 (五)归档档案立卷管理办法: 1.为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。 2.案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 3.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 4.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件,印件与定稿 ,请示与批复,转发文件与 原件,多种文字形成的同一文件,分别立在一起不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。 5.不同年度的文件一般不得放在一起立卷。 6.卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前、请示在后,正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 7.卷内文件材料应按顺序,依次编写页号,装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上 角、背面的左上角打印页号。 8.长久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,填写的字迹要工整,卷内目录放在卷首。 9.有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责,备考表应置卷尾。 10.案卷封面,应按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。 11.装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对损坏的文件应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用打活结方法装订。 (六)归档档案的 查阅管理办法: 1.材料归档后,由档案管理人员根据保密需要设定密级,密级分一级、二级、三级秘密,密级设定经总经理签字后生效。 2.董事长、总经理可查阅所有密级档案资料。 3.副总经理可查阅所负责工作范围内二级、三级秘密档案资料。 4.部门负责人可查阅所负责工作内三级秘密档案资料。 5.若需越级查阅档案资料,需经总经理批准。 6.所有档案只能查阅,不得借出,特殊情况需经总经理批准。 (七)查阅、借用档案的注意事项: 1.查阅档案的人员,必须携带本人工 作证、身份证,在查阅时不准边阅边议档案内容,更不准向无关人员泄露档案内容。 2.查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损; 3.未经批准,不得复印档案材料,摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好,不得给无关人员阅看,用完必须自行销毁; 4.查阅档案需到档案室进行,原则上不得带走;特殊情况需借出的,必须在当日归还。 5.借用的档案,必须保证绝对安全,要严格保密,妥善保存,不准转借,不准交无关人员和本人翻阅,用完及时归还。